Ανακοίνωση της Γραμματείας
του Υπουργικού Συμβουλίου
Μετάβαση από τις χειρόγραφες στις μηχανογραφικές Συνεδρίες
του Υπουργικού Συμβουλίου
Σε μια νέα εποχή, απόλυτα
συνδεδεμένη με το σύγχρονο τεχνολογικό περιβάλλον της δικτυωμένης κοινωνίας της
πληροφορίας, εισέρχεται το Υπουργικό Συμβούλιο μετά και τη
σημερινή ομόφωνη απόφαση των Μελών του για εισαγωγή και λειτουργία ηλεκτρονικών
εφαρμογών για τις Συνεδρίες του Συμβουλίου. Συνεπώς, μια μακρά περίοδος χρήσης
χειρόγραφων διαδικασιών κλείνει οριστικά και δίνει τη θέση της σε
μηχανογραφικές διαδικασίες, σε μια εποχή υψηλών προσδοκιών και απαιτήσεων.
Η απόφαση αυτή εδράζεται στις
εξαγγελίες του Προέδρου της Δημοκρατίας για εκσυγχρονισμό των θεσμών και του
Κράτους, αλλά και, ευρύτερα, στις αδιάλειπτες προσπάθειές του για χρήση
σύγχρονων τεχνολογικών μέσων και εισαγωγή της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης.
Το Υπουργικό Συμβούλιο,
σηματοδοτώντας τη μετάβασή του στη νέα εποχή, γίνεται, πλέον, άλλος ένας
φορέας που εκσυγχρονίζει τεχνικά και επιχειρησιακά τις διαδικασίες του,
καθιστώντας το, ουσιαστικά, σε πρότυπο που καινοτομεί για να εξυπηρετήσει
αποδοτικότερα και αποτελεσματικότερα πολίτες, επιχειρήσεις και δημόσιους
φορείς.
Οι εργασίες για την υλοποίηση του
συγκεκριμένου έργου αναλήφθηκαν από τη Γραμματεία του Υπουργικού Συμβουλίου, σε
συνέργεια με το Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής (ΤΥΠ), αφού προηγουμένως λήφθηκαν
υπόψη και οι απόψεις της Εθνικής Αρχής Ασφάλειας (ΕΑΑ).
Αποτέλεσμα των προσπαθειών αυτών
είναι η αξιοποίηση της εφαρμογής του ενιαίου χώρου συνεργασίας
(«η-Συνεργασία»), μιας τεχνολογικά αναβαθμισμένης εφαρμογής, με την οποία
δίνεται η δυνατότητα της ηλεκτρονικής διανομής όλου, σχεδόν, του υλικού που
αφορά στις Συνεδρίες του Υπουργικού Συμβουλίου και ο κάθε Υπουργός, με τη χρήση
του φορητού υπολογιστή του ή της ταμπλέτας του, θα μπορεί να έχει πρόσβαση σε
αυτά, απʼ όπου και αν βρίσκεται, 24 ώρες το 24ωρο.
Ως εκ τούτου, ο συγκεκριμένος
διαδικτυακός χώρος θα αποτελέσει, σαφώς, ένα χρήσιμο εργαλείο, όπου τα
Υπουργεία θα αναρτούν τις δικές τους Προτάσεις/ Σημειώματα/ Εκθέσεις, χωρίς να
χρειάζεται να τα αποστείλουν με το ταχυδρομείο, και σε αυτές θα έχουν πρόσβαση
μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες (Υπουργοί, Λειτουργοί από το Γραφείο του/της
Υπουργού και Λειτουργοί της Προεδρίας και της Γραμματείας), με απαραίτητη
χρήση προσωπικών κωδικών ασφαλείας.
Ορισμένα από τα πολλαπλά οφέλη/
εξοικονομήσεις που αναμένεται να προκύψουν από την υλοποίηση της εν λόγω
«η-Συνεργασίας», είναι:
1. Ετήσιες
εξοικονομήσεις 2 εκ. φύλλα χαρτιού.
2. Εξοικονομήσεις σε μελάνι και σε
κόστος συντήρησης φωτοτυπικών μηχανών. Με την προτεινόμενη ηλεκτρονική
εφαρμογή το κόστος, σε κάθε περίπτωση, θα μειωθεί κατά 95%-97%, δεδομένου ότι,
σε έντυπη μορφή θα τυγχάνουν διαχείρισης μόνο τα διαβαθμισμένα έγγραφα τα οποία
ανέρχονται περίπου στο 3%-5% του συνόλου των εγγράφων.
3. Εξοικονομήσεις προσωπικού από τη
διακίνηση των εγγράφων και καλύτερη αξιοποίησή τους για άλλες ανάγκες.
4. Εξοικονομήσεις χώρου από την
ανάγκη φύλαξης των εγγράφων.
5. Εξοικονομήσεις χρόνου αφού οι
σχετικές εργασίες θα μπορούν να διεκπεραιώνονται από το σπίτι ή από άλλο
χώρο.
6. Εξοικονόμηση ταχυδρομείου, αφού η
διαχείριση και επεξεργασία αρχείων, ο προγραμματισμός δραστηριοτήτων και όλες
οι ανακοινώσεις και ανταλλαγή ειδήσεων και πληροφοριών θα γίνονται μέσω του
συστήματος.
7. Ευκολία διακίνησης ηλεκτρονικών
αρχείων μεγάλου μεγέθους και πιο άμεση ανταλλαγή εγγράφων.
8. Δυνατότητα Μελών του Υπουργικού
Συμβουλίου για χρήση ηλεκτρονικών μέσων (laptop, ipad) 24 ώρες το 24ωρο.
Σημειώνεται ιδιαίτερα ότι για την
εφαρμογή και λειτουργία του εν λόγω Συστήματος δεν απαιτείται οποιαδήποτε δαπάνη, αφού ήδη υπάρχουν διαθέσιμες
άδειες χρήσης και το Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής (ΤΥΠ) είναι σε θέση να
αναλάβει την υποστήριξή του.
Η εν λόγω εφαρμογή θα μπορεί να
τεθεί σε πλήρη λειτουργία εν ευθέτω χρόνω και οπωσδήποτε όχι αργότερα από τις 20 Μαρτίου, 2014. Ωστόσο, για σκοπούς
απρόσκοπτης και αποτελεσματικής διεξαγωγής των συνολικών εργασιών και μέχρι την
ομαλή μετάβαση από τη χειρόγραφη στην ηλεκτρονική διαδικασία χειρισμού των
θεμάτων των Συνεδριών Υπουργικού Συμβουλίου, θα γίνεται παράλληλη χρήση και των
δύο διαδικασιών, για τη μεταβατική περίοδο από την έναρξη της λειτουργίας του συγκεκριμένου
έργου, μέχρι και δύο μήνες.
_____________
