Ανακοίνωση της Γραμματείας του
Υπουργικού Συμβουλίου
για το Σύστημα ηλεκτρονικής λειτουργίας του
Ο Πρόεδρος της
Δημοκρατίας κ. Νίκος Αναστασιάδης προήδρευσε της
πρώτης ηλεκτρονικής συνεδρίας του Υπουργικού Συμβουλίου, καθ’ όλη τη διάρκεια
της οποίας όλα ανεξαιρέτως τα μέλη του Συμβουλίου συνεδρίαζαν σε ένα νέο,
απλοποιημένο περιβάλλον εργασίας, με τη χρήση των ηλεκτρονικών εφαρμογών.
Λαμβάνοντας υπόψη τους στόχους της Ηλεκτρονικής
Διακυβέρνησης και τις εξαγγελίες του Προέδρου της Δημοκρατίας για εκσυγχρονισμό των Θεσμών και του Κράτους,
τ ο νέο εκσυγχρονιστικό εργαλείο του
Υπουργικού Συμβουλίου είναι, πλέον, γεγονός. Η Απόφαση του Υπουργικού
Συμβουλίου, ημερομηνίας 20/2/2014, για μετάβασή του ίδιου του Συμβουλίου από τις
χειρόγραφες στις μηχανογραφημένες Συνεδρίες, υλοποιήθηκε μ ετά τις συντονισμένες ενέργειες της Γραμματείας του
Υπουργικού Συμβουλίου και του Τμήματος Υπηρεσιών Πληροφορικής.
Οι προϋποθέσεις τέθηκαν με κριτήρια που εξασφαλίζουν
την ασφαλή ηλεκτρονική πρόσβαση στο σύστημα διαχείρισης όλων των θεμάτων του
Υπουργικού Συμβουλίου, αλλά και την ευκολότερη διεκπεραίωση και ψηφιακή
διακίνηση εγγράφων.
Πρόκειται για
εξέλιξη που αποτελεί τομή στον τρόπο λειτουργίας του Υπουργικού Συμβουλίου αλλά
και, ευρύτερα, της δημόσιας διοίκησης, καθώς η συγκεκριμένη ηλεκτρονική εφαρμογή
αναφέρεται, ειδικότερα, σε ολόκληρη τη διαδικασία χειρισμού των θεμάτων που
υποβάλλονται προς το Υπουργικό Συμβούλιο, από το αρχικό στάδιο της διαχείρισής
τους από τις αρμόδιες Αρχές και της υποβολής τους προς τη Γραμματεία Υπουργικού
Συμβουλίου, μέχρι και την υποβολή και συζήτηση των θεμάτων ενώπιον του
Υπουργικού Συμβουλίου.
Το συγκεκριμένο Σύστημα παρέχει αρκετά εργαλεία, όπως
αποθήκευση, ιστορικό παλαιότερων εκδόσεων, ασφάλεια δεδομένων, καθώς και
δημιουργία ευρετηρίου και ανάκτηση εγγράφων. Επίσης, το Σύστημα υποστηρίζει την
άμεση ενημέρωση και εξυπηρέτηση των μελών του Συμβουλίου, μέσω της ψηφιακής
αναζήτησης και ανάκλησης εγγράφων και σχετικών διαδικασιών.
Συνεπώς, με την παραγωγική χρήση του εν λόγω
ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων από όλους τους
εμπλεκόμενους χρήστες, αναμένεται ότι θα εξασφαλιστούν πολλαπλές και σημαντικές
εξοικονομήσεις, δεδομένου ότι, για τις συνολικές απαιτήσεις των εργασιών του
Υπουργικού Συμβουλίου ανταλλάσσεται μεγάλος αριθμός εγγράφων. Η λειτουργία του
εν λόγω Συστήματος μειώνει δραστικά το χρόνο διεκπεραίωσης των συναφών εργασιών
και, παράλληλα, εξοικονομεί σημαντικούς πόρους μέσω της ψηφιοποίησης,
αρχειοθέτησης και ψηφιακής διακίνησης των εγγράφων στις αρμόδιες διευθύνσεις και
εξουσιοδοτημένους λειτουργούς.
Τέτοιες
δράσεις έχουν επίκεντρο και απώτερο στόχο την απλοποίηση των διαδικασιών και τη
μείωση της γραφειοκρατίας και του κόστους, αλλά και τη ριζική αναβάθμιση και
εκσυγχρονισμό των Υπηρεσιών.
Σημειώνεται
ότι, για την εφαρμογή και λειτουργία του εν λόγω Συστήματος δεν απαιτήθηκε
οποιαδήποτε δαπάνη για αγορά επιπρόσθετων αδειών χρήσης, δεδομένου ότι αυτές
υπήρχαν διαθέσιμες και η υποστήριξή του αναλήφθηκε από το Τμήμα Υπηρεσιών
Πληροφορικής, ενώ, παράλληλα, υφιστάμενοι πόροι και μέσα αξιοποιήθηκαν στον
καλύτερο δυνατόν βαθμό.
